مکاتبه با استاد، یکی از مهم ترین مراحل در پروسه اپلای بوده و نقش به سزایی در سرنوشت اپلای دارد. در ادامه به نکاتی درباره مکاتبه با اساتید برای پذیرش می پردازیم.
قبل از ارسال ایمیل
- بهترین زمان شروع مکاتبه با اساتید خارجی، ۱ سال پیش از شروع ترم تحصیلی، و یا ۴ ماه پیش از فرا رسیدن ددلاین هاست. ( مشاهده مقاله جامع زونکن درباره زمان مکاتبه با اساتید )
- اساتیدی را برای مکاتبه انتخاب کنید که زمینه کاریشان با شما مرتبط است.
- برای یافتن اساتید می توانید از سایت دانشگاه ها و همچنین شبکه های اجتماعی همچون لینکدین کمک بگیرید.
- به جایگاه علمی استاد توجه کنید؛ برای مثال ارسال ایمیل به استاد افتخاری یا استاد مدعو که توانایی گرفتن دانشجو را ندارد، کار بیهوده ایست.
- پیش از ارسال ایمیل، حتما به جستجوی مقالات و ریسرچ اینترست های استاد بپردازید و آشنایی خوبی در این مورد کسب کنید.
- به طور همزمان به همه اساتید یک دانشکده ایمیل نزنید. ( مقاله زونکن درباره این موضوع را بخوانید )
- به اساتیدی که در فیلدهای کاملا متفاوت با شما فعالیت دارند، ایمیل نزنید.
محتوای ایمیل
سعی کنید با اشاره به فیلد تحقیقاتی استاد، از یک title جذاب برای ایمیل خود استفاده کنید تا استاد ترغیب به باز کردن ایمیل شما شود؛ در ابتدای ایمیل به معرفی خود و در ادامه به توضیح دستاوردها و علاقه مندی هایتان بپردازید؛ سپس ضمن اشاره به شناخت حوزه تحقیقاتی استاد و فعالیت های او، درخواست خود را مطرح کنید و ایمیل را با تشکر به پایان برسانید.
نکات ارسال ایمیل
- متن ایمیل باید مختصر و مفید باشد؛ در عین صداقت، امتیازات مثبت خود را پررنگ نمایید (البته بدون اغراق) و به نکات مهم اشاره کنید.
- نکات گرامری زبان انگلیسی را رعایت کرده و اشکالات نگارشی نداشته باشید.
- حتما CV خود را نیز به ایمیل ضمیمه نمایید.
- در ایمیل اول هیچ اشاره ای به فاند نکنید.
- داشتن نمره زبان هنگام ارسال ایمیل بهتر است اما بدون نمره زبان نیز می توانید مکاتبه را شروع کنید. در این حالت توصیه می شود به تاریخ شرکتتان در آزمون اشاره کنید. ( مشاهده محصولات آمادگی آزمون های زبان در زونکن شاپ )
- هرگز از email tracker استفاده نکنید؛ اساتید از این امر آگاه شده و اغلب آن را نادیده گرفتن حریم شخصی خود می دانند.
پس از ارسال ایمیل
- معمولا باید تا ۱ هفته پس از ارسال ایمیل به استاد، از او جواب بگیرید.
- اگر استاد شما را دعوت به مصاحبه اسکایپ کند، و یا توضیحات و اطلاعات بیشتری را درخواست نماید، نشان دهنده مثبت بودن نظر استاد نسبت به شماست.
- اگر استاد بعد از ایمیل اول، شما را تشویق به اپلای کند، باید در ادامه مکاتبات متوجه شوید که آیا رزومه شما را بررسی کرده، یا این که توصیه ای را برای همه متقاضیان کرده است.
- در صورتی که تا یک هفته جوابی نگرفتید، یک ایمیل یادآور با محتوایی کاملا ملایم و محترمانه، جهت یادآوری ایمیل اول خود ارسال کنید. ( مشاهده مقاله جامع زونکن درباره ایمیل یادآور یا ریمایندر )
- توجه داشته باشید که منتظر جواب یک استاد نمانید و همزمان به تعداد زیادی از اساتید مختلف در حوزه تحقیقاتی خودتان ایمیل بزنید.